多媒體信息發布系統又叫數字看板，最早的應用源自美國的大型企業，由於很多的信息需要同時通知散落在各個辦公區域和工廠的員工，傳統的小黑板必須寫完一個寫一個，時間有很大的滯后，而如果張貼海報，不僅大型列印設備很昂貴，其他費用也不少，並且工作量相當大。因此，有人設計了通過大型顯示設備，利用計算機製作要發布的內容，從網路適時發布。它的好處是信息可以同時發布，並且發布時間可以根據內容的重要性進行調整和控制。
隨著計算機的普及和多媒體技術的改進，這個系統逐步升級，功能也由原來單一的文字信息發布增加了圖片，視頻等多媒體信息的發布。發布內容也隨之豐富，諸如產品信息，公司形象，重點新聞，重要賽事，會議現場等都可以適時發布。在一些設備比較多的大企業，這個也成為了企業內部的一個新興媒體，可以發布一些重要客戶的信息，消費類產品的廣告，從而帶來了經濟效益。該系統的也由原來普通計算機控制演變到功耗超低，性能穩定的嵌入式計算機控制，也有了專業的軟體。顯示部分也從最早的單色LED升級到了高清的LCD屏
2003年，這個系統在國內開始興起，並且以每年100%以上的速度發展，勢頭迅猛。使用它的企業也越來越多，有連鎖專賣的零售店，統一形象的營業廳，還有很多公司辦公大樓，廠區也加入到了這個信息產品的使用者行列。
那麼，對於一些沒有門店，不直接面對客戶，只有辦公樓和工廠的公司，多媒體信息發布系統除了對企業形象有所幫助外，究竟還能帶來什麼樣的好處呢？
一、 企業內部信息的時效性
正如之前提到的，很多企業都遇到過這個問題，一般的企業信息大概分為如下幾種：
1. 記者招待會的召開
作為一個大型企業都有自己的記者招待會，有可能記者招待會具有公益性，需要實時展現給員工或者其他行業的觀眾，藉助多媒體信息發布系統就可以解決這一難題，企業內部人員如果需要去外地採訪，我們可以進行現場異地直播，保證我們得到的消息第一時間展現給需要的客戶或者觀眾
2.公司內部的通知，員工的注意事項
比如通知或者是人事任免消息，需要第一時間在小黑板上寫出來公布，還得專門找一個有書法功底的同事負責這個事情，否則，字太丑也影響公司的形象。採用多媒體信息發布，這個問題就不存在了，專人用電腦就可以完成，字體可以隨便選擇，如果網路支持，有必要的話可以把這個信息發布到每一個員工的工作電腦屏幕上。
3、企業內部的群眾文化生活，包括技術比武，明星員工評選等。
這些信息一般都有圖片色彩烘托的，這就需要美工設計、聯繫印刷，從接到任務到印刷品發放到位時間大概是10天左右，員工還沒有看到內容，已經謠言四起，甚至很多人由此加入了公司的「三八族」。而採用多媒體信息發布系統，員工就可以在當時看到，而且還可以用視頻的方式發布，更加形象生動
4、一些需要企業員工了解和關注公眾信息，比如之前的奧運信息，汶川地震，還有黨和國家的重要會議，等等。
這些信息都需要企業內部及時了解，有一些甚至是強制性的。過去傳統的處理方式是由專人負責接收這樣的信息，根據信息量和用途，採用不同的方式發布下去。比如廣播，組織員工觀看觀摩等。耗費了很多行政人員的精力，還得佔用員工的時間，遇到工作衝突時，往往出現行政人員強調這個事情很緊急，必須參加，而業務人員總是抱怨這個時間我有很重要的工作要做，重點客戶約見等等。甚至有的企業就這個事情需要老總出面調解。如今，這種信息只要在伺服器作直播功能，通過這套系統，就可以實時地在散布在公司各處的媒體發布屏幕上出現，而且還可以保留副本，換個時間重複播放
二、 重點客戶重要合作夥伴的信息發布
任何企業都有自己的客戶和合作夥伴，企業互訪或者上級領導視察也成了一種日常工作。過去一般都是採用懸掛橫幅歡迎，內容單一而且麻煩。如果選用多媒體信息發布，不僅可以體現對來訪者的歡迎信息，還可以加入對方的公司信息、產品信息等。對於來訪領導也可以播放一些他感興趣的視頻、圖片信息，比如上次這個領導視察時的錄像。對於企業形象的提升大有幫助
三、 消費類信息的發布
企業的員工本身也是消費者，有的還是公司產品的消費者。其實任何一個人關注一些消費信息本來無可厚非，但是很多員工利用上班時間，上網瀏覽，對比，因為信息的海量，所以耗費大量的時間和精力，導致工作效率下降。很多公司不得不宣布禁止瀏覽此類網站，比如封閉淘寶的舉措，搞得怨聲載道。大禹治水，疏而不堵的道理大家都懂。可是很多企業苦於沒有一個好的方式來解決這個問題，其實如果多媒體發布系統用的好的話，完全可以就員工關心的消費類品牌，在規定時間發布和播放這些產品的信息，也可以把公司的產品，內部促銷信息採用視頻、圖片、文字等不同形式發布出來讓員工廣泛了解，自由選擇。加上這個系統後台軟體的自動計時計費系統，這個部分稱為企業的內部創收也是有可能的。確實有企業員工對麥當勞、必勝客等洋快餐感興趣，當得知企業有信息發布平台是，這些洋快餐付費發布廣告的案例發生。
其實，重要的是，這個系統他不佔用已有的資源，比如時間場地等，它只是象播放廣告一樣在安靜地在一旁訴說，當員工經過大堂，廠區門口，在等待打卡，等待電梯的同時，就可以自然地接受到這些信息，再也不需要專門組織了。還有一點，對企業形象的提升也起到了很重要的作用，看到企業跟信息化如此地貼近，客戶會感覺這個公司很有前途，上級會覺得公司很有形象，員工也會感覺自己的單位環境優雅。如今，高科技信息是否濃郁已經成為了一種企業文化，也代表了一個企業的新的形象。
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