檔案管理與使用是一個比較古老的話題，傳統的檔案管理主要是採用手工方法進行檔案的錄入、整理、查閱、借還等工作，館內檔案的運輸及上架工作也主要是利用人力搬運，工作效率極低，難以滿足現代社會的需求。
隨著科技的迅速發展，時間的推移，檔案的數量不斷增多，每個單位都建立自己的檔案保管與利用制度，有些大單位還建有專門的檔案館。在經濟發展的大浪潮中，人們越來越重視對檔案資料的利用，以縮短研究開發時間，提高工作效率。但目前檔案管理、利用的手段是比較原始的，檔案不齊全，尋找時間長，無法適應現代社會的需求，無法滿足用戶的需求。檔案館的基礎設施嚴重落後，有的檔案館庫房中連好一些的溫濕度計都沒有，庫房溫濕度根本無法進行有效控制。高溫高濕季節，庫房溫濕度明顯超標，嚴重影響了檔案的科學安全保管，大量五、六十年代形成的檔案已出現字跡褪變，紙張分解的危險跡象。「重保管、輕利用、消極等待、被動服務」的傳統方式，滿足於「不丟不壞有人在」，以致目前檔案利用率太低，與日新月異的改革開放大潮很不協調，與突飛猛進的經濟建設形勢不相適應。據調查，有的檔案館10年僅提供利用五六百卷檔案，平均每周只提供利用1卷左右。
不但國內檔案保管的現狀不盡人意，許多國家的檔案保管與利用也同樣面臨著困難。世界最大的美國國會圖書館，藏書中約有600萬冊圖書面臨危機，有200萬冊圖書處於不能提供讀者使用的狀態。如不及時採取補救措施，許多珍貴檔案的損壞，將造成人類文化財富的巨大損失。
