軟化水設備由於試劑工作的需要，軟化水設備的標準工作流程主要包括：
軟化水設備工作（有時叫做產水、下同）、反洗、吸鹽（再生）、慢沖洗（置換）、快衝洗五個過程。不同軟化水設備的所有工序非常接近，只是由於實際工藝的不同或控制的需要，可能會有一些附加的流程。任何以鈉離子交換為基礎的軟化水設備都是在這五個流程的基礎上發展來的（其中，全自動軟化水設備會增加鹽水重注過程）。
反洗：
工作一段時間后的設備，會在樹脂上部攔截很多由原水帶來的污物，把這些污物除去后，離子交換樹脂才能完全暴露出來，再生的效果才能得到保證。反洗過程就是水從樹脂的底部流入，從頂部流出，這樣可以把頂部攔截下來的污物衝掉。這個過程一般需要5-15分鐘左右。
吸鹽（再生）：
即將鹽水注入樹脂罐體的過程，傳統設備是採用鹽泵將鹽水注入，全自動的設備是採用專用的內置噴射器將鹽水吸入（進水要有一定的壓力）。在實際工作過程中，鹽水以較慢的速度流過樹脂的再生效果比單純用鹽水浸泡樹脂的效果好，所以軟化水設備都是採用鹽水慢速流過樹脂的方法再生，這份合格過程一般需要30分鐘左右，實際時間受用鹽量的影響。
軟化水設備慢沖洗（置換）：
再用鹽水流過樹脂層以後，用原水以同樣的流速慢慢將樹脂中的鹽全部沖洗乾淨的過程叫慢沖洗，由於這個過程中仍有大量的功能基因團上的鈣鎂離子被鈉離子交換，根據實際經驗，這個過程中是再生的主要過程，所以很多人將這個過程稱做置換。這個過程一般同吸鹽的時間相同，即30分鐘左右。
軟化水設備快衝洗：
為了將殘留的鹽徹底沖洗乾淨，要採用與實際工作接近的流速，用原水對樹脂進行沖洗，這個過程的最後出水應為達標的軟水。一般情況下，快衝洗過程為5-15分鐘。
手動軟化水設備吸鹽操作參照反滲透預處理樹脂再生操作方法，具體如下：
當樹脂吸附一定量的鈣、鎂離子之後，就必須進行再生。時間為每運行48小時左右（原水為市政自來水時），須再生一次。再生過程就是用鹽箱中的工業鹽沖洗樹脂層，把樹脂上的鈣、鎂等硬度離子再置換出來，隨再生廢液排出罐外，樹脂就又恢復了軟化交換能力（軟水器不可用加碘鹽、加鈣鹽作再生劑、定期向鹽箱加鹽確保鹽水飽和濃度），再生時間推薦在晚上最好，設備停機后吸完鹽，放置一晚上，第二天必須按反洗、正洗步驟清洗乾淨后，在啟動主機。
軟化水設備樹脂再生步驟：
打開進鹽閥，其餘閥門關閉，啟動原水泵，把鹽箱中的鹽水全部吸入軟化器內，放置4小時以上。
軟化水設備洗鹽：
樹脂再生后，必須將軟化器內的鹽沖洗乾淨方可使用，按手動閥沖洗方法（包括正沖洗和反衝洗）。
水中的鈣鎂離子的存在是水溫變化時形成水垢的主要原因。目前在國內常用的軟化水設備主要有手動式、國產組合式、國產多閥式、進口多路閥式幾種，其中進口多路閥式軟化水設備是目前市場上的主要產品，這種設備以進口的多路閥及控制器為核心，配用國產的樹脂罐、鹽箱、管道等材料構成全自動軟化水設備。
由於水垢的沉積對人們的生活及生產均有很明顯的影響，所以生產用水和生活用水均對硬度指標有一定的要求，特別是鍋爐用水中若含有硬度鹽類，會在鍋爐受熱面上生成水垢，從而降低鍋爐熱效率、增大燃料消耗，甚至因金屬壁面局部過熱而損傷部件、引起爆炸。因此對於低壓鍋爐要進行水的軟化處理；對於中、高壓鍋爐要進行水的軟化與脫鹽處理。
軟化水設備離子交換法：
採用特定的陽離子交換樹脂，以鈉離子將水中的鈣鎂離子置換出來，由於鈉鹽的溶解度很高，所以就避免了隨溫度的升高而造成水垢生成的情況。這種方法是目前最常用的標準方式。主要優點是：
效果穩定準確，工藝成熟。採用這種方式的軟化水設備一般也叫做「離子交換器」（由於採用的多為鈉離子交換樹脂，所以也多稱為「鈉離子交換器」）。
離子交換法的工作原理：
離子交換樹脂是一種聚合物，帶有相應的功能基因團。一般情況下，常規的鈉離子交換樹脂帶有大量的鈉離子。
當水中的鈣鎂離子含量高時，離子交換樹脂可以釋放出鈉離子，功能基因團與鈣鎂離子結合，這樣水中的鈣鎂離子含量降低，水的硬度下降。硬水就變為軟水，這是軟化水設備的工作過程。
當樹脂上的大量功能基因團與鈣鎂離子結合后，樹脂的軟化能力下降，可以用氯化鈉溶液流過樹脂，此時溶液中的鈉離子含量高，功能基因團會釋放出鈣鎂離子而與鈉離子結合，這樣樹脂就恢復了交換能力，這個過程叫做「再生」。
