1什幺是SOP(標準作業程序)
SOP是 Standard Operation Procedure三個單詞中首字母的大寫,即標準作業程序(標準操作程序),就是將某一事件的標準操作步驟和要求以統一的格式描述出來,用來指導和規範日常的工作。
SOP的精髓,就是將細節進行量化,用更通俗的話來說,SOP就是對某一程序中的關鍵控制點進行細化和量化。
2SOP的特徵
SOP是一種程序
SOP是對一個過程的描述,不是一個結果的描述。同時,SOP不是制度,也不是表單,是流程下面某個程序中關控制點如何來規範的程序。
SOP是一種作業程序
SOP首是一種操作層面的程序,是具體可操作的,不是理念層次上的東西。如果結合ISO9000體系的標準,SOP是屬於三階文件,即作業性文件。
SOP是一種標準的作業程序
所謂標準,有最優化的概念,即不是隨便寫出來的操作程序都可以稱做SOP,而一定是經過不斷實踐總結出來的,在當前條件下可以實現的最優化的操作程序設計。
說得更通俗一些,所謂的標準,就是儘可能地將相關操作步驟進行細化、量化和優化,細化、量化和優化的度就是在正常條件下大家都能理解又不會產生歧義。
SOP不是單個的,是一個體系
雖然我們可以單獨地定義每一個SOP,但真正從企業管理來看,SOP不可能只是單個的,必然是一個整體和體系,也是企業不可或缺的,而且這個標準作業程序一定是要做到細化和量化。
三
SOP的作用
SOP圖的基本形式
四
為什幺企業要做SOP
為了提高企業的運行效率
由於企業的日常工作有兩個基本的特徵,一是許多崗位的人員經常會發生變動,二是一些日常的工作的基本作業程序相對比較穩定。
不同的人,由於不同的性格、學識和經驗等,可能做事情的方式和步驟各不相同。即使做事的方式和步驟有相同,但做每件事的標準和度仍會有一些差異。因此,我們就可以通過 SOP的方式將微笑進行量化,即將細節進行量化和規範了。
同時,由於SOP本身也是在實踐操作中不斷進行總結、優化和完善、持續改進的產物,在這一過程中積累了許多人的共同智慧,因此相對比較優化,能提高做事效率。通過每個SOP對相應工作的效率提高,企業通過整體SOP體系必然會提高整體的運行效率。
為了提高企業的運行效果
由於SOP是對每個作業程序的控制點操作的優化,這樣每位員工都可以按照SOP的相關規定來做事,就不會出現大的失誤。即使出現失誤也可以很快地通過SOP加以檢查發現問題,並加以改進。同時,有了SOP,保證了我們日常工作的連續性和相關知識的積累,也無形中為企業節約了一些管理投入成本。
從每一個企業的經營效果來看,關鍵的競爭優勢在於成本最低或差異化。對於同等條件的競爭企業來看,差異化往往不是在硬體,而是在軟體。軟體的差異化又往往不是在大的戰略方面,而是在具體的細節。細節的差異化不體現在理解上,而體現在能否將這些細節進行量化,也即細節決定成敗。因此,從這個意義上來看,SOP對於提高企業的運行效果也是有非常好的促進作用。
五
如何做SOP
SOP圖中的標準操作流程